Einführung in elan classic

Einführung

Mit PROSOZ elan classic können Sie die Anforderungen des OZG erfüllen und eine durchgängig digitale Kommunikation mit den Verfahrensbeteiligten durchführen. Dies führt zu einer Beschleunigung der Prozesse.

Die Historie zum Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen finden Sie unter elan classic.

Mit dem vorliegenden Beispiel zur Antragserstellung mit elan classic erhalten Sie eine solide Grundlage für die Nutzung von elan classic.

Das Beispiel Antragstellung mit elan classic beinhaltet alle wesentlichen Grundfunktionen, damit Sie mit PROSOZ Bau die Antragsnachrichten der im XBau-Standard abgedeckten Verfahrensarten empfangen und verarbeiten können.

Weitere Details über die vom Beispiel Antragstellung mit elan classic abgedeckten XBau-Nachrichten finden Sie unter XBau-Nachrichten zur digitalen Kommunikation .

 

Übersicht XBau-Nachrichten für Anträge

Zuerst verschaffen Sie sich einen Überblick über die XBau-Nachrichten, die in elan für die Antragstellung infrage kommen.

Siehe XBau-Nachrichten zur digitalen Kommunikation

 

Voraussetzungen

Zur Vorbereitung der Antragstellung ermitteln Sie die PROSOZ Bau-Version und prüfen die technischen Voraussetzungen.

Siehe Informationen zur PROSOZ Bau-Version und Technische Voraussetzungen für elan classic .

 

Mediencenter anpassen

Bereiten Sie nun optional das Mediencenter für den Empfang und den Versand von Mediendateien vor.

Alle Dokumente eines Vorgangs werden an zentraler Stelle im Mediencenter vorgehalten. Für die Nutzung von PROSOZ elan classic sollten Sie die vorhandene Struktur der Medienordner im Hinblick auf die Nutzung für komplett digitale Verwaltungsvorgänge ggf. kritisch hinterfragen. Sollten Sie an ein DMS angeschlossen sein, halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrem DMS-Hersteller, was bei der Anpassung der Ordnerstruktur zu beachten ist.

Aufgrund unterschiedlicher DMS-Schnittstellen und dessen Handhabungen kann PROSOZ hier keine allgemeinen Hinweise geben. Für das Baugenehmigungsverfahren empfehlen wir mindestens die folgenden Medienordner:

• Antrag und Bauvorlagen

• Bautechnische Nachweise

• Bescheide

• Stellungnahmen

• Bilder / Fotos

• Ungültige Dokumente

Diese Auflistung soll Ihnen nur eine Orientierung geben.
Legen Sie eine geeignete Ordnerstruktur an, siehe Medienordner und Mediengruppen.
Verschieben Sie bereits vorhandene Dateien in die neue Struktur

In der Rechteverwaltung muss für Sie das Recht Ändern des Speicherortes für Medien vergeben sein.

PROSOZBAU > Werkzeuge > Allgemein > Verschieben von Medien

Siehe Werkzeug Medien verschieben

In unserem Fall sind nur die Vorgangsmedien zu verschieben, sodass Sie die Haken bei Objekt und Baulasten entfernen.
Löschen Sie alte, nicht mehr zu verwendende Medienordner, siehe Medienordner

 

Online-Baustein anlegen

Der XBau-Standard sieht in verschiedenen Nachrichten maschinenlesbare Texte vor. Die bisher am häufigsten genutzten Textbausteine können hierfür nicht verwendet werden, da sich die Texte innerhalb eines Word-Dokumentes befinden. Aus diesem Grund müssen wiederkehrende Texte als Online-Bausteine angelegt werden. Siehe Online-Bausteine

Folgenden Text können bereits Sie für den Versand der XBau-Nachrichten erstellen:

Nachricht Beschreibung
0203 Textvorlage zur Aufforderung einer Stellungnahme im Zuge einer Anhörung.
0205 Rechtsbehelfsbelehrung für den Bescheid.
0206 Rechtsbehelfsbelehrung für den Gebührenbescheid.
0300 Grund der Beteiligung: Wird bei der Beteiligung als Vorschlag zum Grund der Beteiligung angezeigt.
0302 Rechtsfolge Fristversäumnis: Hinweis auf die Rechtsfolge eines Fristversäumnisses im Zuge der Beteiligung (Zustimmung durch Untätigkeit).
1120 Eingangsbestätigung Text, welcher der technischen Eingangsbestätigung beigefügt wird.

 

 

Für eine rechtssichere digitale Aktenführung, von der Entgegennahme digitaler Anträge bis zur Bescheiderstellung und der nachgelagerten Kommunikation, ist es unerlässlich, dass die erhaltenen und erstellten Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) revisionssicher abgelegt werden.

Zur Anbindung eines DMS an das PROSOZ Bau-Mediencenter stellen wir für die gängigsten DMS entsprechende Schnittstellen zur Verfügung.
Bitte erkundigen Sie sich bei unserem Vertrieb unter bauen-vertrieb@PROSOZ.de, dort hilft man Ihnen gerne weiter.

Das Herzstück der digitalen Vorgangsbearbeitung ist der Bearbeitungsbogen. Dieser ermöglicht es Ihnen, die materielle Prüfung zu dokumentieren und Ihre Prozesse innerhalb des Vorgangs in PROSOZ Bau effizient zu steuern.

Nutzen Sie die Zeit bis zur Inbetriebnahme von PROSOZ elan classic daher, um Ihren Bearbeitungsbogen zu optimieren oder gar in der Sachbearbeitung zu etablieren. Auf meinprosoz.de finden Sie eine Anleitung im Media Center unter dem Stichwort „Variable Seiten – Handbuch“ oder buchen Sie den entsprechenden Workshop über unsere Akademie: info@PROSOZ-akademie.de.

Bereits zur Antragstellung sind alle Bauvorlagen in XBau bereits mit einer Codierung aus einer Codeliste zu versehen, die den beteiligten IT-Systemen mitteilt, um welchen Typ Bauvorlage es sich bei einem Dokument handelt.
Im Zusammenspiel mit den Medienordnern ist von Ihnen zu überlegen, in welchen Medienordner die Bauvorlagen zukünftig automatisiert abgelegt werden sollen. Zudem hilft Ihnen diese Auflistung der Bauvorlagen ggf. bei der Erstellung einer entsprechenden Ordnerstruktur im Mediencenter.
Der Inhalt der XBau Codeliste „Vorlagen zur Antragstellung“ kann im XRepository unter diesem Link eingesehen und auch im Excel-Format heruntergeladen werden: https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xbau:codeliste:vorlagenantragstellung.

 

Hier geht's zur Antragstellung mit elan classic, siehe Antragsstellung mit elan classic

 

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